仕事は前倒しですすめよう!~プレッシャーのない、快適なワークライフに~

人手不足・仕事の多い職場に勤めている方。
迫る期限を目の前にして、強いプレッシャーにさらされる仕事生活を送っていませんか?
そんな不安に耐えられない!という状態が続いている方。
先回りして仕事をこなして行き、仕事に追われるのではなく、仕事を追いかけるスタイルに変えてみてはいかがでしょうか。

1歩先回りをすることで、断然気持ちに余裕ができますよ!

この記事は、仕事量が多く、期限へのプレッシャーが強い業界に勤めている方が対象となります。
仕事量がそれほど多くない場合は、前倒しにするデメリットのほうが上回ってしまう場合もあります。

はじめに

今の時代、常にプレッシャーに押しつぶされるような仕事量がある、というような業界に勤めている方も多いかと思います。
私も毎日朝早くから仕事をし、夜遅くまで仕事をする、ということが続くときもあります。
そんな業界で、いつも期限前になって残業をし、仕事が期限前のギリギリになってしまう、という状況だと、ストレスも大きいですよね。

しかし、前倒しで早く仕事を進めておけば、期限前でも気持ちの余裕を持つことができるでしょう!

私は小さいころから、夏休みの宿題なども早めにすすめておくタイプでした。
宿題がすべて終わった後の夏休みは、非常に開放的な気分になることができます!
精神的に快適な期間の長さが全然違ってきますが、その違いは「先に終わっているか後に終わっているかの違い」だけです。

先回りして仕事をするとどんな良いことがある?

実際に先回りして仕事をすすめると、プラスになることが非常に多いです。
具体的には下記など。

①ストレス軽減効果

どんな仕事でも、期限が目前に迫っているのに、まだ終わりが見えていないという状態は、大きなストレスを感じることとなります。
「期限までに間に合わないかもしれない」
「本当に終わらせることが可能だろうか?」
常にそんな気持ちで仕事を続けるのもつらいですよね?

前倒しで仕事をすすめると、そんなストレスからも解放されます。

「余裕ありの状態」「期限目前の状態」
同じ内容の仕事をしていても、ストレスの量は全然違います。
同じ仕事をするなら、ストレスも少ないほうが良いですよね?

②自由な仕事の進め方が可能

先回りしていば、期限を意識する必要が少ないため、仕事の進め方も自由になります。
例えば、「今日はこの作業に集中する」といったふうに、一つの作業に集中して取り組むことも可能ですし、仕事の効率を重視した進め方や、「朝やりたい作業・夕方やりたい作業」についても、その時間帯に合わせて作業が可能となります。

期限が迫っていると、その期限に合わせて行動も限られてしまうため、仕事に振り回されてしまうこととなるでしょう。

突発業務も迅速に対応可能

期限に余裕がある状態であれば、突発業務にだって、迅速に対応することが可能。
「急な要望にもすぐに応えたい」という方も、仕事の前倒しはおすすめです。

③事前の対策が取りやすい

前倒しに仕事をすることによって、早い段階で必要となる対策を知ることが出来、期限の直前ではできないような対策も可能となります。
直前の作業の場合、「落とし穴に気付いたときにはもう対策が取れない」という状況になりがちですが、早い段階であれば、そういった落とし穴に対処する時間も確保できます。

集中して作業を進めていると、思わぬ落とし穴に気付かない、ということが多々あります。
そういった落とし穴に気付くタイミングは、意外と、通勤中や休憩中であったりします。
そのため、早く仕事を進めていると、ミスに気付くチャンスも多くなると言えます。

実践方法

ストレスも減り、仕事のクオリティも高まる「先回り」は非常におすすめです!
しかし、「先回り」を実践するには、割とコツがあります。

①前倒しすべき業務を選定

前倒しにして、片付けられる仕事でなければ、前倒しで仕事を進めても、結局無意味となってしまうことも。
そのため、前倒しする業務の選定は、非常に重要です。

その際、ポイントは下記です。
・無くなる可能性の低いこと
・内容変更の可能性の低いこと
・なるべく最後まで終わらせられること

そして、やるべき業務を洗い出し、手を付けるべき業務を明確にしておくことが必要です。

②作業ごとに自分なりの期限を決める

次に、上記で洗い出した作業について、自分なりに期限を決める作業が必要となります。
こちらも重要な作業です。
なぜなら、自分なりの期限を定めない限り、やる気が出ず、作業が進みにくくなりがちのためです。
前倒しで作業をしても、結局中途半端なあまり意味のない作業を行っただけという結果となってしまうことも。

③1日のスケジュールをたてる

そして、上記の業務を1日のスケジュールの中にしっかりと組みこむ必要があります。
なぜなら、そうしない限り日常の業務に流され、結局「後であれば良い」という気持ちによって仕事を進められないためです。
そのため、今日はこの業務をここまですすめる、といった計画を立てておく必要があります。

実践することが困難な場合も

先回りを実践をすることが困難、という場合があることも事実です。
・資料回収・前工程などの問題
・残業申請等の社内事情
(期限が迫っていないと残業が認められない)
などがあり、先回りをしたくてもしにくい、といった場合も多いです。
そのため、可能な範囲で実践していくしかありません。

実践する際の注意点

実際に先回りして仕事を進める際は、注意すべき点があります。

自分も、はじめは実践する中で、「結局仕事時間が増えているだけでは?」という疑問を抱くような状況になりました。

①余計な作業をしないこと

1つ目の注意点は、「余計な作業は極力しないようにする」という点。
なぜなら、余計な作業をしてしまうと、結果として仕事の時間が増える可能性があるため。

期限に迫った状態であれば、良くも悪くも必要最低限のことしかできません。
しかし、時間に余裕があることで、「この部分も完璧にしよう」といったふうに、無駄な作業を行ってしまうおそれがあります。

そんなふうに余計な作業が増えると、結局効率性が下がってしまう、という結果となります。

期限が迫っていないと、仕事のパフォーマンスが下がりがちです。
そのため、能率の低い作業をしている時間が増えてしまうという結果となるため、仕事をしている時間が長くなってしまう、ということもあります。

②先回りするリスクの無い作業をすること

2つ目の注意点は、「先回りをすることによるリスクのある仕事はしない」ということ。
仕事の中には、先回りをして完成させても、仕様が変更される等、せっかくの作業が無駄になる可能性があるものもあります。
せっかく早々と片付けても、無意味な作業となってしまった、という結果も生む可能性もあるのです。

前倒しですすめる仕事は、そういったリスクのないものから行うようにしましょう。

③余裕な雰囲気を出しすぎないこと

3つ目の注意点は、「余裕な雰囲気を出しすぎないようにする」ということ。
なぜなら、余裕な雰囲気が出ていることで、余裕があると捉えられて仕事が増える可能性が
あるためです。
せっかく努力をして早く仕事を片付け、精神的に余裕のある状態にしようとしても、単に新たな仕事が増えただけとなってしまった、という結果も考えられます。
もちろん、余裕が出て人の仕事を手伝うことは全く悪いことではありませんが、必要以上に余裕な雰囲気を出さないように注意する必要はあります。

まとめ

私は、前倒しで仕事を進める方法を実践した結果、「仕事は前倒しで進めたほうが良い」という結論になりました。
しかし、はじめは「ただ余計な仕事が増えているだけでは?」「無駄に残業が増えているのでは?」と思うような状態になったことも事実です。

しかし、いつでも期限ギリギリで、余裕のない状態、というのは、精神的にもキツいもの。
うまく先回りのコツを掴めば、非常に快適なワークライフを送ることができますので、一度試してみてもいいかもしれません!